En este momento estás viendo Reuniones online

Reuniones online

Seguridad y Privacidad

La pandemia nos ha cambiado la forma de trabajar

Hace ya un año que el teletrabajo existe en nuestras vidas de forma más generalizada, a pesar de la normalización de la situación muchas empresas han seguido manteniendo las jornadas laborales desde casa y se hacen las reuniones online.

Esta situación nos genera una pregunta inquietante, porqué no todos sabemos mantener la seguridad en estas reuniones online.

Muchas de las videoconferencias se han hecho desde los salones, en habitaciones compartidas con otros usuarios, dejando la privacidad al aire y sin tener muy en cuenta las normas de seguridad. ¿Cómo podemos resolverlo?

Desde Gestdata, os dejamos unas recomendaciones que se han publicado en la web AEPD para mejorar esas reuniones y mantener así la seguridad y privacidad de los datos.

Pasos a seguir durante una reunión a distancia

Lo primero que se debería hacer es generar los enlaces de acceso par cada reunión, sin repetirlos ni guardarlos en el portátil.

Deben ser de un sólo uso, debe llegarnos la invitación nueva en cada sesión, sin guardar datos de ningún tipo.

Es importante usar los servicios virtuales aprobados por la empresa, que tienen el cifrado de extremos a extremo y con sus claves personalizadas para cada empleado y utilizar los paneles de asistenetes para saber quien particià en la reunión.

Una vez identificados los asistentes, es mejor bloquear el acceso a la reunión.

Es aconsejable también el uso de la sala de espera, donde sólo el administrador de la reunióm tendrá la autorización para entrar en la reunión, además es importante desactivar los chats y otras herramientas funcionales que no sea imprescindibles usar.

Las pantallas compartidas si no son estrictamente necesarias deben estar deshabilitadas y en caso de ser necesaria hay que asegurarse que sólo se publicará la ventana que se quiere compartir y así evitar dejar visibles otras ventanas no permitidas.

Privacidad durante las sesiones laborales

Durante las sesiones y para preservar la intimidad de familiares es aconsejable el uso de herramientas propias de las aplicaciones de videoconferencia, tales como filtros o imágenes que permiten cambiar el fondo de la habitación o hacer un efecto borroso, evitando así que se vea el fondo real.

Se desaconseja la grabación de la reunión virtual y en caso de ser necesario es obligatorio informar a todos los participantes de dicha grabación, aclarando los motivos que la generan y en caso de realizarse hay que desactivar las cámaras y avisar del inicio y fin de la grabación.

Cuando acabe la reunión, hay que asegurarse de desactivar la cámara y salir completamente de la aplicación.